ココトモハウス2017年の振り返りと2018年のことについて

スタッフの皆さま、いつも仕事・学業・プライベートなどなど忙しい中ハウスにも時間を割いてくださりありがとうございます。
今回は、ココトモハウスをより良くするため、スタッフの皆さまにも気持ちよく活動していただくために、ココトモハウスの「2017年の振り返り」と「これからについて」をお話ししたいと思います。

長くなりますが、スタッフの皆さまにとってもとーっても大切なことなので、ぜひコーヒー片手にでも読んでいただけたら幸いです☆

◆目次

※読了目安:15分

第1章『ココトモハウスの今までと2017年の振り返り』

まず第1章では、そもそもハウスが誰のために、何をするためにある場所なのかということから始まり、2017年のココトモハウスの振り返りをしていきます。

1.ココトモハウスの今までの流れ

まずは、ココトモハウスが「誰のため」「何をしたくて」ある場所なのか、ということから話させていただきます。
ちょっとつまらない話だけれど・・・、「もう知っているよ」という方も、「初めて聞いた」という方も、今後のために一読いただけると助かります(><)

ココトモハウスの叶えたい想い

ココトモハウスには、「叶えたい想い」があり、「届けたい相手」がいます。

ココトモハウスが叶えたい想いは、「悩みを抱える人たちの居場所をつくること」です。
この場合の「居場所」とは、いわゆる場所のことではなく、「自分のことを受け入れてくれる存在」を指します。

悩みを抱える人たちというのは、具体的には

  • 人見知りだけど人とのつながりがほしい人
  • 誰にも話せない悩みを話せる相手がほしい人
  • コミュニケーションが苦手だけど受け入れてほしい人

など・・・。
「受け入れてほしい」「話を聴いてほしい」「つながりがほしい」と思っている方々のために、ココトモハウスはうまれました。
ココトモハウスの「気づけば友達。そんな居場所がほしかった。」というキャッチコピーには、上記のような人たちにも安心できる繋がりがうまれてほしい、ワイワイした感じではないけど相談だけじゃなくいろんな会話を楽しんでほしい、という願いが込められています。

そんな「想い」を叶えるために、ココトモハウスは「ココロをシェアする」コミュニティスペースとして、およそ2年半、取り組んできました。

ココトモハウスの2つの役割

ココトモハウスには「2つの役割」があります。
それは「利用者の居場所になること」と、「スタッフの居場所になること」です。

利用者の居場所になるとは、つまり利用者に「安心」と「自信」を与える、ということです。

そしてココトモハウスは、悩んでいる人たちの居場所になるのと同じくらい、スタッフの居場所になることも大切にしています。
スタッフの居場所になるというのは、「スタッフが安心して活動できる環境を整えること(=スタッフを守る)」「スタッフそれぞれの成長の機会となり、自信をもてるようにすること(=スタッフを育てる)」「スタッフがやりたいことを見つけたとき、その背中を押す存在になること(=スタッフと叶える)」を意味します。

ココトモハウスで行われる企画は、必ず「想いに合っているか」「ココトモハウスの役割からズレていないか」を考えたうえで実施を判断します。
これを踏まえて、次に2017年の取り組みを振り返ってみましょう。

2.ココトモハウスの2017年

2017年にココトモハウスで取り組んだこと

ココトモハウスは、利用者のため、スタッフのため、日々いろいろなことに取り組んでいます。
特に2017年は、利用者のための活動が多い1年でした。

◆2017年に取り組んだこと
新イベント(朝活、キャンドルナイト、2周年記念、ボードゲーム、家族について話す会)、利用者向けアンケート、インタビュー記事、紹介動画、お手紙制度、ガイドラインのハウス掲載、はてなチケットの追加、プロフィール帳、チャレトモ、企画サポートチーム、保健室、日誌、個別面談、看板スタッフ募集要項の変更、掃除マニュアルetc…

他にも、利用者の男女比率を取り始めたり、営業時間が変更されたり、スタッフ用マニュアルが導入されたり、ほんとうに変化の多い1年でした。

〇日頃の営業について
2017年の営業日は、合計して327日! 新規・リピーター合わせて1,416人の方が訪れました
スタッフの入れ替わりや管理人交代、利用者数の減少などもあった中これだけの方に来ていただいたのは、他でもないスタッフの皆さんががんばってくれたからです。

そして見えてきた「4つの課題」

管理人を引き継いで4ヶ月あまり。運営の引継ぎなどもひと段落し、これまでは日々のハウスを維持するだけで手一杯だったのが、少しずつ俯瞰的にハウスを見られるようになってきました。
そして見えてきたのが、ハウスの「4つの課題」です。

課題①「スタッフ間のコミュニケーションの減少」
この1年で、スタッフは大きく入れ替わりました。ココトモハウスがオープンした時にいた方の多くは次のステージへと行き、今いる21人のうち、約半数が2017年に入ってくれたスタッフです。
それもあってか、スタッフから「スタッフでご飯に行く機会が減った」「以前より交流がしにくくなった気がする」といった声が届くようになりました。
ハウス企画のスタッフご飯会などもなかなか開催できておらず、「担当でない日に自らハウスに行かないとなかなか知り合えない」といった状況もあると思います。

課題②「ココトモハウスの取り組みの不透明化」
例えば、ココトモハウスで今どんなイベントが開催されているのか。
例えば、ココトモハウス内で今どんなグループが動いているのか。
それらを完璧に答えられる人は、ほとんどいないと思います。

それによって、「ココトモハウスの力になりたい気持ちはあるけど、何をすればいいか分からない」とスタッフが感じてしまったり、知らず知らずのうちに特定のスタッフに負担が集中してしまったりしました。

課題④「スタッフの“やりたいこと”ができない」
ココトモハウスのスタッフは、「利用者の居場所を作りたい」という想いのもと集まってはいますが、それぞれ少しずつ違う想いをもって取り組んでくれています。

「わいわい楽しい時間を提供して、笑顔になってもらいたい」、「悩みを吐き出して、少しでも楽になってもらいたい」、「頑張りたい、やってみたいという想いを応援したい」……。
特にスタッフが増えてからは、様々な想いを聴かせてもらえるようになりました。
どの想いも間違っていません。それぞれが、利用者の居場所作りには欠かせないものです。

普段の営業中に工夫をしたり、イベントを開催したりして「やりたいこと」をカタチにできているスタッフの方も多くいますが、スタッフ全員の想いをフォローできてはいません。
しかし、ハウスが「スタッフの夢を叶える場所」を目指してもいる以上、少しでも多くのスタッフに、できるだけ多くの夢を叶えてほしいと思っています。

課題④「利用者数の減少」
この1年間の利用者数の推移は以下の通り。

◆2017年利用者数
 1月:新規13名/リピーター113名
2月:新規10名/リピーター103名
3月:新規14名/リピーター126名
4月:新規12名/リピーター145名
5月:新規24名/リピーター140名
6月:新規13名/リピーター93名
7月:新規 8名/リピーター96名
8月:新規14名/リピーター91名
9月:新規10名/リピーター94名
10月:新規11名/リピーター86名
11月:新規 8名/リピーター88名
12月:新規 9名/リピーター95名

新規が10名前後で横ばいなのに対し、リピーターは5月―6月間で大きく減少。以来、一度も100名を突破していません。(※尚、営業日数はだいたい25~28日で、ほとんど差がありませんでした。)
特に10月・11月は、新規とリピーターを合わせても100名に届きませんでした。
12月は若干増加傾向にありますが、わたしたちはこれまで以上に、「利用者のためにできること」を考えなければいけないのかもしれません。

第2章『ココトモハウスのこれからについて』

さて、ハウスの「今」を整理し終えたところで、これからは上記の内容を踏まえて「ココトモハウスのこれから」を考えていきたいと思います。

1.ココトモハウスがこれから取り組むこと

4つの課題を整理してみる

先ほど述べた通り、ココトモハウスの課題は、

  1. スタッフ間のコミュニケーションの減少
  2. ココトモハウスの取り組みの不透明化
  3. スタッフの“やりたいこと”ができない
  4. 利用者数の減少

の4つです。
2017年は、新しいイベントが開催されたり、お手紙制度が始まったり、スピーカーが新調されたり、小さなものから大きなものまで「利用者へ向けての取り組み」が中心となっていましたが、そこで生まれた課題の4つのうち3つがスタッフに向けたもの。
そもそも、利用者に何かを提供するにはまずスタッフが安心して過ごせる必要があります。

そこで2018年からは、「スタッフへ向けての取り組み」を中心にやっていきます

そのうえで、それぞれの課題をどうすれば解決できるのか、課題ごとに考えてみました。

課題①「スタッフ間のコミュニケーションの減少」の改善案

①「スタッフ同士の交流の場」の開催!
毎月第一日曜日に実施している看板スタッフMTGには、いつも10名前後のスタッフが参加してくれています。
しかしスタッフの中には、日曜日が仕事だったり、都合がつきにくかったりして、なかなかミーティングに参加できない人もいます。

議事録で運営報告などの共有はできても、スタッフたちの「想い」を伝えることはなかなかできません。
そのため2018年からは「スタッフ同士の交流の場」を定期的に開催していきます!
これまでもあったような「ご飯会」「忘年会」といったものはもちろん、材料を持ち寄っての「鍋会」や、お互いのことを深く知り合う「親睦会」、みんなで外に遊びに行く「レジャー」など、これまで以上に様々な“場”を作れるよう計画中なので、その際はみなさんぜひ参加・協力をよろしくお願いします☆

②「歓迎会」の開催!
これまでハウスでは、お試しスタッフを何度かして看板スタッフになってからは、ほぼ「放置プレイ」状態でした。
タイミングが良ければ一緒に担当した人とご飯に行ったり、フィードバックをもらえたりするのでしょうが、あくまで“タイミングが良ければ”の話。
新しいコミュニティに参加したばかりで自分から誘うのはなかなか難しいですし、スタッフと繋がれないだけでなく、スタッフとしての自信も持てません。

そこで、新しくスタッフが加わった際には「歓迎会」を開催します!
日程の合う方はぜひともご参加ください♡

課題②「ココトモハウスの取り組みの不透明化」の改善案

ココトモハウスの取り組みが不透明になってしまったのは、なにより「管理人とスタッフの連携不足」が要因だと考えています。

③管理人とスタッフ間の連携の強化!
これからは、管理人が取り組んでいることをオープンにしていきます。
例えば「スタッフの応募があり面談した時」「何かハウスで問題が起きて管理人が対応した時」など、これまでは特定のスタッフしか知らなかったものも、全体で共有しながら進めていこうと考えています。

④ミーティングのやり方改革!
管理人が交代してから、ミーティングはたかれん・りんが司会進行と議事録を分担していました。
しかし、それぞれが役割に集中しなければいけない分、管理人の役目である「ハウスの方針から逸れていないか判断する」「各スタッフの想いを聴く」といったことがこなしきれないでいました。

そこで1月からは、司会進行をスタッフへ委任し、議事録は録音したものを後日文章化するやり方にします。
第一弾!1月のミーティングの司会進行は、看板スタッフ「NOB」さんにお願いしました。

これからも「現状管理人がやっているけど、スタッフにお願いしたいこと」は出てくると思うので、その都度ご協力をお願いします・・・!

課題③「スタッフの“やりたいこと”ができない」の改善案

ココトモハウスの想いの1つ「スタッフの夢を叶える場所になる」ことを達成するために、2018年はやりたいことを「見つける」「叶える」サポートの充実をさせていきます!
もちろん参加は任意なので、「わたしはスタッフに集中したい!」「やりたいことはまだ分からない……」というあなたも大丈夫。一人一人に合ったカタチで、これからもハウスをよろしくお願いします(*´`)

⑤やりたいことを「見つける」ワークショップ
やりたいことを叶えるには、まずやりたいことを見つける必要がある。
そんな基本に立ち返り、看板スタッフの「さき」ちゃんが自身の運営するシェアハウス「夢ベジハウス」でも実施しているワークショップをベースに、「なんでスタッフをやるのか」「やりたいことは何なのか」といったことをみんなで一緒に考えるワークショップをやりたいと思っています。

⑥やりたいことを「叶える」サポートの充実
実は現在すでに「企画サポートチーム」という、スタッフたちのやりたいことをカタチにするためのチームがあります。
2018年からは、このチームの働きを明確にし、イベントや限定DAYなどを始めとしたあらゆる企画を、スタッフたちが安心して取り組めるようにしていきます。
実際にハウス内外でイベントの企画・開催などを経験したスタッフたちが中心となっているので、「イベントをやるのは初めて……」という人でも安心!

課題④「利用者数の減少」の改善案

利用者数が減少した背景には、(もちろんこれがすべてではありませんが)「スタッフの入れ替わりによる“知らないスタッフ”の増加」「利用者のニーズ変化」があると考えています。
そこで、下記2つの取り組みをおこなうことにしました。

⑦ハウスのリアルを共有する「週刊ハウス便り」の再開!
知らないスタッフが多いなら、スタッフのことをもっと知ってもらえばいいじゃない!
……ということで、2018年1月末より、ココトモハウスをリアルタイムで共有する「週刊ハウス便り」を再開します。
ハウス便りでは、「ミーティングの様子」や「イベント企画の様子」を始めとしたハウスの裏側をお伝えし、これまで以上に利用者がハウスを身近に感じられるようにします。
執筆は速筆でおなじみの「たかれん」が担当します(*´︶`*)

⑧常に意見が拾える「意見箱」の設置!
利用者がハウスにどんなことを求めているのか。実際今あるサービスの中でどれの満足度が高いのか。
2017年末に利用者向けアンケートを実施して、様々なことが見えてきました。

そこで、2018年からも利用者の声に耳を傾けるため、ハウスの中とサイト、両方に「意見箱」を設置します。
ハウスの中には2018年3月中の設置、サイトは5月中のリニューアルを目指します。

2.まとめ

なんだか小難しい話になってしまいましたが、簡単に言えば

  1. スタッフ同士で遊んだりごはん食べたりしたいよ
  2. 新しく入ったスタッフを置いてけぼりにしないよ
  3. 管理人がもっとスタッフに共有するようになるよ
  4. ミーティングの司会がNOBさんになるよ
  5. 夢を叶えるお手伝いをできるようにするよ
  6. 「週刊ウス便り」がまた始まるよ
  7. ハウスに「意見箱」が置かれるよ

以上が、2018年のココトモハウスの取り組みになります。
なんだか盛沢山ですが、まだ上記の多くが企画中の段階。
4月~5月頃を目処に実施できるよう取り組んでいるため、現状すぐにスタッフの皆さんに大きな変化があるわけではありません。

2017年、管理人交代を含めて変化の多い一年でした。
それなのに2018年も変化ばかりなのか、と今から辟易としてしまう方もいらっしゃると思います。

その気持ちをどれだけ軽くできるかは分かりませんが、これだけは約束します。
絶対にスタッフを置いてけぼりにはしません。スタッフの想いを無視した運営はしません。

管理人が替わってから、きっとスタッフの皆さんに負担をかけてしまっていると思います。
ハウスを守ることに必死で、なかなか皆さんのほうへ目を向けられず、空回りしてしまった部分もあると思います。
ごめんなさい。

きっとこれからも、皆さんのことをたくさん頼ることになると思います。
そんな時は、ぜひそれぞれの余裕の範囲内で手伝っていただけたら嬉しいです。
あらためて、これからもよろしくお願いします!

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